Polyguard PreScreen para Greenhouse¶

Descargar esta guía en PDF

1. Descripción general¶

PreScreen condiciona cada solicitud a una Trust Check de Polyguard: una breve comprobación, que el candidato completa en su teléfono, que confirma que quien se postula es una persona real. Los candidatos no verificados se retienen en la primera etapa de su pipeline; los verificados avanzan automáticamente, con la verificación registrada en la solicitud.

Cómo funciona¶

Las solicitudes llegan a Greenhouse de dos maneras, y PreScreen cubre ambas.

La mayoría de las solicitudes llegan por la segunda vía, por eso el web hook de la Sección 5 no es opcional.

Lo que configurará¶

• Una app de PreScreen en la Consola de Polyguard, con su propio nombre de host
• Dos claves de API de Greenhouse: Job Board (para enviar) y Harvest (para avanzar)
• Un campo personalizado de solicitud que registra la verificación
• Una etapa Human Verification en cada empleo protegido
• Un web hook de Greenhouse a Polyguard

Quién hace qué¶

Los pasos marcados (Polyguard) necesitan una cuenta del personal de Polyguard. Todo lo demás puede hacerlo un administrador de la cuenta.

2. Requisitos previos¶

3. Recopile sus valores de Greenhouse¶

Todo lo de esta sección está en Configure (⚙️) → Dev Center, excepto el campo personalizado y la etapa del pipeline.

Recorra de 3a a 3f y tenga los valores a mano. Los pegará en la Consola en la Sección 4.

3a. Clave de API Job Board¶

1. Abra API Credential Management en la barra lateral del Dev Center.

   

2. Haga clic en Create new API credentials, arriba a la derecha.

   

3. Complete:

   • API Type: Job Board
   • Partner: Unlisted vendor, o Custom
   • Description: Polyguard: Job Board
4. Haga clic en Manage permissions y conceda:
   • el permiso POST Submit Application
5. Copie la clave y luego haga clic en I have stored the API Key.

3b. Token del tablero¶

El identificador en la URL pública de su tablero, job-boards.greenhouse.io/<your-board-token>. Confirme que devuelve sus puestos activos. No se necesita clave, estos endpoints son públicos:

curl -s "https://boards-api.greenhouse.io/v1/boards/<your-board-token>/jobs" | head -c 300

3c. Campo personalizado para el token de verificación¶

Un campo para toda la organización, creado una sola vez. Consulte Create a new custom application field de Greenhouse.

1. Abra Configure → Custom Options → Application → Add Field.
2. Complete:
   • Name: Polyguard Verification Token
   • Field type: Single-line text
3. Guarde, vuelva a abrir el campo y anote la clave de campo generada, por ejemplo polyguard_verification_token.

3d. La etapa Human Verification¶

1. Abra un empleo → Job Setup → Interview Plan → Add stage → Create a custom stage.
2. Complete:
   • Stage name: Human Verification, escrito exactamente así
   • Position: segunda, inmediatamente después de la primera etapa
3. Guarde.

Greenhouse no permite una primera etapa personalizada. Las solicitudes llegan a la primera etapa, los candidatos no verificados se retienen ahí, y PreScreen los avanza a Human Verification cuando la superan.

3e. Usuario on-behalf-of¶

Greenhouse atribuye cada movimiento de etapa a un usuario real. Elija uno, idealmente una cuenta dedicada de operaciones de reclutamiento.

1. Configure → Users y abra ese usuario.
2. Lea el id numérico al final de la URL. Por ejemplo, app.greenhouse.io/account/user/12345 da 12345.

3f. Clave de API Harvest¶

1. Abra API Credential Management → Create new API credentials.
2. Complete:
   • API Type: Harvest, no Harvest V3, que no es compatible
   • Partner: Unlisted vendor, o Custom
   • Description: Polyguard: Harvest
3. Haga clic en Manage permissions y conceda solo estos:

1. Guarde y luego copie la clave.

4. Configurar la app en Polyguard¶

4a. Crear la app de PreScreen (Polyguard)¶

Consola → Create App → tipo de app PreScreen.

Al crearla se reserva un nombre de host de la forma {account-slug}.prescreen.polyguard.ai. Un segundo inquilino en la misma cuenta recibe -2, -3, y así sucesivamente.

4b. Comprobar el nombre de host (Polyguard lo cambia)¶

Settings → Prescreen → Hostnames muestra el host desde el que se sirve este inquilino. Los administradores de la cuenta pueden leerlo; solo el personal de Polyguard puede cambiarlo.

Importa más allá de la barra de direcciones: la URL del web hook de la Sección 5 se construye a partir de él, y también la dirección a la que Polyguard entrega los resultados de verificación.

4c. Conexión con el ATS¶

Settings → Prescreen → ATS connection, proveedor Greenhouse.

Haga clic en Save ATS configuration. Los secretos se borran del formulario al guardar y después muestran sus últimos 4 caracteres; dejar un secreto en blanco conserva el valor almacenado en lugar de borrarlo.

5. Registrar el web hook en Greenhouse¶

Greenhouse notifica a Polyguard cada vez que un candidato envía una solicitud. Esto es lo que condiciona las solicitudes directas y lo que avanza las alojadas.

5a. Obtener la URL y el secreto desde la Consola¶

En el formulario ATS connection, justo encima de Harvest webhook secret:

1. Copie la URL del web hook.
2. Haga clic en Generate junto a Harvest webhook secret y luego copie el valor.
3. Haga clic en Save ATS configuration.

5b. Crear el web hook¶

Abra Configure (⚙️) → Dev Center → Web Hooks → Create a new web hook:

Haga clic en Create Web hook.

6. Verificación¶

Ejecute las cuatro antes de salir a producción.

6.1 Listados¶

Abra el sitio de empleo en su nombre de host. Sus puestos activos de Greenhouse deberían aparecer, con su marca.

6.2 Solicitud alojada¶

1. Postúlese a través del sitio de empleo y complete la Trust Check en un teléfono.
2. En Greenhouse, confirme que el candidato aparece, está en Human Verification y tiene el campo Polyguard Verification Token completado.

6.3 Solicitud directa¶

1. Postúlese a través de su tablero público de Greenhouse, usando una dirección de correo distinta a la de 6.2.
2. Confirme que llega el correo de Trust Check.
3. Complétela y confirme que la solicitud avanza a Human Verification.

6.4 Anulación manual¶

Tools → Manual verify, con el id de enlace de un candidato que haya confirmado por otro medio, avanza esa solicitud. Un uso por enlace.

7. Uso de PreScreen¶

Día a día¶

Nada que hacer. Las solicitudes llegan, los candidatos se verifican y los verificados avanzan a Human Verification con el token registrado en la solicitud. Los candidatos que nunca se verifican permanecen en la primera etapa hasta que vence su Trust Check.

Herramientas del operador¶

Añadir un empleo más adelante¶

Los empleos nuevos necesitan la etapa Human Verification en segunda posición (3d). Todo lo demás es de toda la cuenta y ya está configurado.

8. Solución de problemas¶

Las solicitudes nunca avanzan y Greenhouse no informa errores¶

Ambos receptores responden HTTP 200 incluso cuando rechazan una entrega, porque una respuesta distinta de 2xx haría que Greenhouse desactivara el web hook. Por eso, desde Greenhouse, un secreto incorrecto se ve idéntico a uno que funciona. Revise las entregas recientes del web hook y luego confirme que el secreto coincide carácter por carácter en ambos lados.

El candidato avanza pero el campo del token queda vacío¶

A la clave Harvest le falta Applications → Patch: Edit Application (3f). La escritura se rechaza con un 403 mientras el cambio de etapa sí se realiza.

Nada llega a Polyguard¶

Confirme que el endpoint del web hook es exactamente la URL que muestra la Consola. Una URL con /<your-board-token> añadido resuelve su configuración desde el almacén propio del despliegue en lugar de la Consola, así que todas las entregas fallan la comprobación de firma.

Un cambio en la Consola no ha tenido efecto¶

La configuración se almacena en caché durante 60 segundos. Espere un minuto y vuelva a intentarlo. La marca es la excepción: vea más abajo.

Los cambios de marca no aparecen en el sitio de empleo¶

Dele hasta una hora. El índice de empleo y las páginas de puestos se renderizan por adelantado y se actualizan cada hora, así que un cambio de marca se recoge en la siguiente actualización y no en la siguiente carga de página.

Un campo dejado en blanco en la Consola recurre a la configuración propia del despliegue, y un valor que el sitio rechaza por inseguro (un logotipo o URL de sitio que no sea https://, un color que no sea un color CSS válido) recurre a lo mismo, así que revise el valor si un campo conserva la marca anterior mientras el resto se actualiza.

El correo de invitación a la Trust Check sigue tomando su nombre de empresa de la configuración del despliegue, no de estos campos.

El sitio de empleo no muestra puestos¶

O el token del tablero es incorrecto (3b), o el proveedor seleccionado en la Consola no coincide con el que ejecuta el despliegue. La discrepancia es silenciosa: la configuración de la Consola simplemente se ignora.

A un candidato nunca se le envió una Trust Check por correo¶

Las solicitudes sin origen, o con un origen listado en Manual source names, se tratan como entradas de reclutadores y deliberadamente nunca reciben correo. Un reclutador que añade un candidato a mano ya ha decidido que pertenece al pipeline.

9. Soporte¶

• Correo: [email protected]
• Consola: console.polyguard.ai
• Envío de correos de Trust Check desde su propio dominio: Envío desde su dominio

Documentación de Greenhouse¶

• Crear una clave de API de job board para una integración
• Crear credenciales de la API Harvest para una integración
• Administrar los permisos de las credenciales de la API Harvest
• Crear un nuevo campo personalizado de solicitud
• Descripción general del plan de entrevistas
• Editar etapas de empleo en bloque
• Encontrar su ID de usuario de Greenhouse Recruiting
• Crear un webhook
• Webhooks de Recruiting: firma y eventos
• Harvest API
• Job Board API

Para problemas de la plataforma Greenhouse no relacionados con Polyguard, contacte a su administrador de Greenhouse o al soporte de Greenhouse.