Polyguard PreScreen: Configuración en Greenhouse¶

Esta guía orienta a un administrador de Greenhouse en todo lo necesario para proteger sus solicitudes de empleo con una Verificación de Confianza de Polyguard. Trabaje de arriba hacia abajo. Cada sección produce uno o dos valores que usted pega en la consola de administración de Polyguard (/admin) a medida que avanza. Toda la configuración toma unos 20 minutos.

Antes de comenzar¶

Necesita un usuario de Greenhouse con permiso para administrar y configurar las herramientas del Dev Center (normalmente un Site Admin). El Dev Center es donde viven las claves de API y los web hooks, y también editará el plan de entrevistas de cada empleo.

Mantenga la consola de administración de Polyguard (https://<su-dominio-de-polyguard>/admin) abierta en una segunda pestaña. Pegará valores en ella durante todo el proceso. Inicie sesión allí con el enlace mágico enviado a su correo de administrador aprobado.

Los secretos se ingresan una sola vez. Las claves de API y el secreto del web hook se muestran una única vez en Greenhouse, y la consola /admin los almacena en modo solo escritura (después muestra únicamente los últimos 4 caracteres). Copie cada valor en /admin en el momento en que lo cree.

Paso 1: Habilitar el envío de solicitudes verificadas¶

Este paso permite que el sitio de empleo de Polyguard envíe solicitudes verificadas a Greenhouse en nombre del candidato.

1a. Crear una clave de API de Job Board¶

En Greenhouse, haga clic en el icono Configure (⚙️) en la barra de navegación superior.
En la barra lateral izquierda, abra Dev Center y luego haga clic en API Credential Management.
Haga clic en Create new API credentials (arriba a la derecha).
En el cuadro de diálogo:
- API Type: seleccione Job Board.
- Partner: elija Unlisted vendor (o Custom).
- Description: Polyguard: Job Board.
Haga clic en Manage permissions / Create. Greenhouse asigna automáticamente los permisos de Job Board.
Haga clic en Copy para copiar la clave y luego péguela en el campo Job Board API key en /admin. En Greenhouse, haga clic en I have stored the API Key.

⚠️ La clave completa se muestra una sola vez. Cópiela antes de confirmar; si la pierde tendrá que crear una nueva.

Si deja en blanco la clave de API de Job Board, el sitio de empleo funciona en modo de demostración: muestra exactamente lo que enviaría sin publicar realmente en Greenhouse. Esto es útil para una prueba antes de tener la clave en su lugar.

1b. Añadir un campo personalizado para el token de verificación de Polyguard¶

Cuando un candidato aprueba una Verificación de Confianza, Polyguard registra un token de verificación en su solicitud. Almacenarlo en un campo personalizado de solicitud dedicado lo mantiene reportable y consistente en cada empleo. Es un único campo para toda la organización, creado una sola vez. Consulte Create a new custom application field de Greenhouse:

Vaya a Configure (⚙️) → Custom Options → Application (Custom Application Fields).
Haga clic en Add Field. Nómbrelo Polyguard Verification Token, con tipo de campo Single-line text. Guárdelo.
Abra el campo de nuevo y anote su field key, que Greenhouse genera a partir del nombre (por ejemplo, polyguard_verification_token). Péguela en el cuadro Polyguard field key en /admin.

Paso 2: Añadir la etapa de Verificación de Confianza¶

Cada solicitud, ya sea que llegue a través del sitio de empleo de Polyguard o directamente a Greenhouse, cae primero en esta etapa. Los candidatos verificados avanzan fuera de ella automáticamente; los no verificados se retienen aquí hasta que aprueban una Verificación de Confianza enviada por correo. Este paso crea esa etapa e indica a Polyguard a qué usuario atribuir los movimientos de etapa.

2a. Añadir una etapa para las Verificaciones de Confianza de Polyguard¶

Abra un empleo → Job Setup y luego seleccione Interview Plan en el panel izquierdo.
Haga clic en Add stage, elija Create a custom stage y nómbrela exactamente Human Verification.
Conviértala en la primera etapa, antes de cualquier etapa de revisión humana, para que cada solicitud caiga aquí. Polyguard avanza cada candidato a la siguiente etapa automáticamente una vez verificado.
Ingrese ese nombre exacto de la etapa en el campo Gate stage name en /admin (la coincidencia no distingue mayúsculas, pero escríbalo de forma idéntica).

La etapa debe existir, con el mismo nombre, como la primera etapa en cada empleo que desee proteger.

2b. Añadir la etapa a sus empleos abiertos existentes¶

El paso 2a añade la etapa a un solo empleo, pero debe ser la primera etapa en cada empleo que desee proteger, incluidas las vacantes que ya están activas. En lugar de editar cada empleo a mano, use la edición masiva de etapas de Greenhouse para desplegar la etapa Human Verification en todos sus empleos abiertos. Siga Edit job stage in bulk y confirme que la etapa quede en primer lugar en el plan de entrevistas de cada empleo.

2c. Registrar el ID de un usuario del sistema para las acciones de movimiento de etapa¶

Greenhouse atribuye cada movimiento de etapa a un usuario real. Elija un usuario para actuar en nombre de Polyguard (idealmente una cuenta de servicio o de operaciones de reclutamiento dedicada con permiso para mover solicitudes) y registre su ID numérico.

Vaya a Configure (⚙️) → Users.
Haga clic en el usuario al que desea atribuir los movimientos de etapa. Esto abre su página Edit User.
Lea el ID numérico desde la URL de la página. Por ejemplo, en https://app.greenhouse.io/account/user/12345, el ID de usuario es 12345.
Pegue ese ID en el campo On-behalf-of user id en /admin.

Paso 3: Conectar el web hook de envío¶

Greenhouse envía un web hook cuando se envía cualquier solicitud. Polyguard registra el token de verificación en el campo personalizado y hace avanzar la solicitud fuera de la etapa de control: una solicitud alojada avanza al llegar; una solicitud directa avanza después de que el candidato aprueba una Verificación de Confianza enviada por correo. Este paso necesita una clave de API de Harvest (para leer etapas y mover solicitudes) y el web hook en sí.

3a. Crear una clave de API de Harvest (v1/v2)¶

Regrese a Configure (⚙️) → Dev Center → API Credential Management y haga clic en Create new API credentials.
En el cuadro de diálogo:
- API Type: seleccione Harvest. Esta es la credencial v1/v2 basada en clave (autenticación HTTP Basic) que usa Polyguard. No cree una credencial Harvest V3 (OAuth); todavía no es compatible.
- Partner: elija Unlisted vendor (o Custom).
- Description: Polyguard: Harvest.
Haga clic en Manage permissions. Habilite únicamente los endpoints que usa Polyguard (privilegio mínimo; deje todo lo demás sin marcar):
- Permiso Job Stages → Get: Retrieve Job Stages for Job
- Permiso Applications → Patch / Move: Move Application
Haga clic en Save, luego en Copy y pegue la clave en el campo Harvest API key en /admin.

⚠️ Al igual que la clave de Job Board, la clave de Harvest se muestra una sola vez.

📷 Referencia para la lista de verificación de permisos: https://support.greenhouse.io/hc/en-us/articles/115000521723-Manage-Harvest-API-credentials-permissions

3b. Configurar el web hook de Harvest¶

Greenhouse llama a Polyguard cada vez que un candidato envía una solicitud, para que las solicitudes directas puedan controlarse.

Primero, obtenga la URL de su web hook. Abra la consola /admin de Polyguard; muestra la URL exacta del endpoint a usar, ya delimitada para su sitio de empleo, en la forma:

https://<su-dominio-de-polyguard>/api/greenhouse/webhook/<su-token-de-sitio>

Copie esa URL y luego, en Greenhouse:

Vaya a Configure (⚙️) → Dev Center → Web Hooks.
Name this web hook (nombre del web hook): Polyguard: Candidate submitted application.
When: seleccione Candidate has submitted application.
Endpoint URL: pegue la URL de /admin (debe ser https).
Secret key: en la consola /admin de Polyguard, haga clic en Generate junto a Harvest web hook secret para crear uno, cópielo y péguelo aquí. El valor debe ser idéntico en ambos lugares.
Error Recipient Email: ingrese [email protected] para que Polyguard reciba una alerta si las entregas del web hook empiezan a fallar.
Deje Disabled? en No y haga clic en Create Web hook.

📷 Referencia para el formulario del web hook y los detalles de la firma: https://support.greenhouse.io/hc/en-us/articles/360005574531-Create-a-webhook y https://developers.greenhouse.io/webhooks.html

Paso 4: Guardar todo en `/admin`¶

A estas alturas debería haber pegado cada valor en /admin a medida que lo creó. Haga una revisión final para confirmar que no falta nada y luego haga clic en Save changes.

Campo de `/admin`	Definido en	Notas
Job Board API key	1a	Envía solicitudes verificadas. Solo escritura después de guardar.
Polyguard field key	1b	La clave del campo personalizado (por ejemplo, `polyguard_verification_token`); donde se registra el token para cada solicitud.
Gate stage name	2a	Debe coincidir con el nombre de la primera etapa en cada empleo protegido.
On-behalf-of user id	2c	ID numérico de la URL de Edit User.
Harvest API key	3a	Lee etapas, mueve solicitudes. Solo escritura después de guardar.
Harvest web hook secret	3b	Debe coincidir con el secreto ingresado en Greenhouse.

Paso 5: Verificar que funciona¶

Listados: la página de inicio del sitio de empleo de Polyguard muestra sus empleos activos de Greenhouse. (Confirma que su sitio está conectado.)
Envío verificado: envíe una solicitud de prueba a través del sitio de empleo de Polyguard. Con una clave de Job Board, confirme que aparece en Greenhouse, avanza fuera de Human Verification automáticamente y que el campo Polyguard Verification Token se completa.
Solicitud directa: cree una solicitud de prueba directamente en un empleo protegido y confirme que cae en Human Verification, que el candidato recibe un correo de Verificación de Confianza y que la solicitud avanza una vez que la aprueba.

Si una prueba de web hook no se dispara, la causa más común es un evento When incorrecto. Vuelva a comprobar que esté configurado en "Candidate has submitted application" (paso 3b).